Yhdistyksen säännöt
1. NIMI JA KOTIPAIKKA
Yhdistyksen nimi on SAP Finnish User Group ry.
Yhdistyksen kotipaikka on Helsingin kaupunki ja toiminta-alueena kokovaltakunnan alue.
Osoite:
SAP Finug Ry
PL 47
02601 ESPOO
2. TARKOITUS
Yhdistys on käyttäjävetoinen SAP Finland Oy:sta riippumaton yhdistys, jonka tarkoituksena on:
- Edistää informaation, tietotaidon ja kokemusten vaihtoa SAP-sovellusten käyttäjien kesken
- Edistää SAP-sovellusten oikeaa käyttöä
- Toimia kommunikaatioväylänä käyttäjien ja SAP:n välillä
- Edistää SAP osaamista ja koulutusta Suomessa
3. TOIMINTA
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:
- Järjestää jäsenkokouksia, informaatiotilaisuuksia sekä muita samantapaisia yhteistilaisuuksia
- Järjestää ja koordinoi yhteisiä käyttäjämatkoja jäsenilleen ja tapahtumia
- Pitää säännöllistä yhteyttä SAP Finland Oy:n ja SAP AG:n toi-mistoihin ja välittää jäsenille ajankohtaista tietoa sovelluskehityksestä
- Perustaa työryhmiä käsittelemään erityiskysymyksiä ja kehityshankkeita
- Koordinoi ja vie eteenpäin kehitystoiveita työryhmäraporttien pohjalta
- Pitää yllä kontakteja ja toimii yhteistyössä muiden SAP käyttäjäyhdistysten kanssa
4. JÄSENYYS
- Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä juridinen yhteisö, joka on tehnyt lisenssisopimuksen SAP sovellusten käytöstä jonkun SAP-lisenssien myyjäorganisaation kanssa ja käyttää tai on ottamassa käyttöön SAP ohjelmistoja
- Yhdistyksen kannattajajäseneksi voidaan hyväksyä juridinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa.
- Yhdistyksen hallitus hyväksyy hakemuksesta sekä varsinaiset että kannattajajäsenet
- Kullakin varsinaisella jäsenellä on äänioikeus. Varsinaisen jäsenen äänioikeutta käyttää virallinen kokousedustaja.
- Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla erostaan yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. Jo maksettuja jäsenmaksuja ei palauteta.
- Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyt-tämättä ne velvoitteet, joihin jäsen on yhdistykseen liittymälläsitoutunut
- Enintään yksi kymmenesosa varsinaisista jäsenistä voi olla muita kuin suomalaisia yhteisöjä.
5. JÄSENMAKSU
Varsinaisilta ja kannattajajäseniltä perittävän vuotuisen jäsen-maksun suuruudesta päättää vuosikokous hallituksen esityksestä. Jäsenmaksu voidaan päättää eri suuruisena kullekin jäsen-ryhmälle
6. HALLITUS
Hallituksen vastuu ja tehtävätHallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta, hallinnosta ja taloudesta:
- Laatii vuosittaisen toimintasuunnitelman ja toimintabudjetin ja tekee tilinpäätöksen
- Vastaa tilaisuuksien järjestämisestä ja tiedottamisesta
- Kerää jäsenmaksut ja hoitaa maksuliikenteen
- Kutsuu koolle vuosikokouksen, valmistelee esille tulevat asiat sekä järjestää kokouksen
- Toimeenpanee vuosikokouksen tekemät päätökset
Hallitus vastaa yhdistyksen edunvalvonnasta ja edustaa yhdistystä ulospäin.Hallitus pitää yhteyttä työryhmien vetäjiin, koordinoi ja valvoo työryhmä-toimintaa ja tuloksia.Hallitus pitää yhteyttä ja edistää yhteistyötä ja kokemusten vaihtoa muidenSAP käyttäjäyhdistysten kanssa.
Hallituksen jäsenet
Hallituksen varsinaisten jäsenten lukumäärä on vähintään viisi ja enintäänkahdeksan. Varsinaisten jäsenten lukumäärä päätetään vuosikokouksessaennen hallituksen valintaa. Varajäsenten määrä on aina kaksi.
Hallituksen valinta ja toimikausi
Hallituksen valinta suoritetaan vuosikokouksessa suostumuksensa antaneiden ehdokkaiden joukosta. Hallituksen jäsenen on oltava varsinaista jäsentä edustava henkilö ja hänen tulee olla Suomessa asuva Suomen kansalainen.Valintapäätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä.Hallitus valitaan vuosikokouksessa toimikaudeksi kerrallaan, joka on vuosi-kokousten välinen aika.Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja muut toimihenkilöt.
Hallituksen päätökset
Hallitus on päätösvaltainen, kun puolet sen jäsenistä ja lisäksi puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomallaenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.
7. YHDISTYKSEN NIMEN KIRJOITTAMINEN
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja,varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.
8. TILIKAUSI JA TILINTARKASTUS
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen toimintakertomus on annettava tilintarkastajalle viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta.Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kahta viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.
9. KOKOUKSET
Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokous on pidettävä vuosittain toukokuun loppuun mennessä. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni.Kannattajajäsenillä ja muilla vuosikokousosallistujilla on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.Yhdistyksen kokouksissa päätökseksi tulee se ehdotus, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni.Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokous koolle vähintään 14 vuoro-kautta ennen kokousta jäsenille lähetetyllä kirjeellä. Yhdistyksen ylimääräinen kokous on pidettävä, jos vähintään 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä sitä kirjallisesti esittämänsä asian käsittelemiseksi vaatii hallitukselta tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta. Kokous on järjestettävä viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun vaatimus on jätettyhallitukselle.
Vuosikokouksessa käsiteltävät asiat
Vuosikokouksessa tulee käsitellä vähintään seuraavat asiat:
- Kokouksen avaus
- Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
- Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Hyväksytään kokouksen esityslista
- Käsitellään tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastajien lausunto
- Päätetään tuloslaskelman ja taseen sekä tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä toimenpiteistä, joihin vahvistetun taseen mukainen voitto tai tappio antaa aihetta
- Käsitellään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle
- Käsitellään toimintasuunnitelma ja toimintabudjetti sekä päätetään jäsenmaksujen suuruudesta
- Päätetään hallituksen varsinaisten jäsenten lukumäärä
- Valitaan hallituksen varsinaiset jäsenet ja varajäsenet
- Valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja
- Käsitellään toimintakauden työryhmien toiminta ja tulokset
- Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli jäsen haluaa saada jonkin asian vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asiavoidaan sisällyttää kokouskutsuun.
Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Ehdotus sääntöjen muuttamisesta on tehtävä kirjallisesti hallitukselleviimeistään kaksi (2) kuukautta ennen vuosikokousta.Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtäväyhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistölläannetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävänkokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään senvarat samaan tarkoitukseen.